Good Vibes Festival, 2018 : là où tout a commencé

Le 6 juillet 2018, nous ouvrions les portes de notre toute première soirée : le Good Vibes Festival. Douze heures de musique, de midi à minuit. Pas encore de billetterie en ligne, pas de QR codes, pas de cashless. Une équipe, une scène, et l'envie de faire danser la Guadeloupe. Si l'on cherche la date de naissance de Waterfalls Productions, c'est celle-là. Pas la formalité administrative, pas le choix du logo : le jour où tout est devenu réel, avec un public en face et une journée entière à tenir.

Nous racontons souvent cette journée aux organisateurs qui nous écrivent, parce qu'elle explique mieux qu'un long discours pourquoi notre billetterie fonctionne comme elle fonctionne. My Ticket Moov n'a pas été imaginée dans un bureau à partir d'une étude de marché. Elle est la somme des problèmes que nous avons rencontrés nous-mêmes, sur nos propres événements, en commençant par ceux de ce 6 juillet 2018.

Douze heures de musique, et tout à apprendre

Une première date, c'est une école accélérée. Il faut un lieu, une scène, du son, une entrée, un bar, de la sécurité, des autorisations. Vu de loin, chaque poste paraît simple. Le jour venu, aucun ne l'est. Et quand le format s'étale de midi à minuit, tout compte double : le public de l'après-midi ne ressemble pas à celui du soir, l'équipe doit tenir la distance, le bar doit suivre du déjeuner jusqu'aux dernières heures de la nuit.

Ce format long, nous l'avons pourtant gardé. On le retrouve dans le Happy Lunch, qui commence lui aussi à midi, et dans nos festivals qui ouvrent en journée. Étirer la fête plutôt que la concentrer, laisser les familles arriver tôt et les danseurs finir tard : l'idée était déjà là au Good Vibes Festival, et elle ne nous a plus quittés.

Il y a aussi ce que ne montre aucune photo : les heures de préparation en amont, les allers-retours pour le matériel, la météo qu'on surveille, la liste des choses à ne pas oublier qui s'allonge à mesure que la date approche. Quiconque a organisé un événement, même modeste, connaît ce mélange d'impatience et d'inquiétude des derniers jours. Nous l'avons découvert là, et nous ne l'avons jamais tout à fait perdu. Il fait partie du métier.

La billetterie, version 2018

Pour mesurer le chemin parcouru, il faut se souvenir de ce qu'est la vente de billets quand on n'a pas d'outil en ligne. Un billet se vend de la main à la main ou en point de vente, se paie souvent en espèces, se vérifie à l'entrée sur présentation. Chaque vente est une bonne nouvelle et une petite charge de plus : il faudra la retrouver, la contrôler, l'additionner. La confiance fait beaucoup ; l'organisation fait le reste.

Ce fonctionnement a un charme réel, et il tient à petite échelle. Mais il ne dit rien de l'avenir. Impossible de savoir si la soirée sera pleine ou clairsemée avant d'y être, impossible de raisonner ses dépenses autrement qu'au jugé. C'est en vivant ces limites, édition après édition, que l'idée d'une billetterie en ligne pensée pour la Guadeloupe a fait son chemin, longtemps avant d'avoir un nom.

Beaucoup d'organisateurs guadeloupéens ont connu cette période, et certains travaillent encore ainsi. Nous n'en faisons pas une caricature : c'est une école de rigueur, et elle apprend à connaître son public de près. Simplement, à mesure qu'un événement grandit, ce qui était un charme devient un risque. Une petite soirée se gère sur un cahier ; une journée de douze heures, avec un public qui entre et sort, demande autre chose.

L'entrée, le bar, les invendus : trois leçons durables

De cette journée et de celles qui ont suivi, trois difficultés nous ont particulièrement marqués. La file d'attente, d'abord. Quand on vérifie les billets à la main, chaque personne prend du temps à l'entrée, la file s'allonge, et l'impatience monte au moment précis où le public devrait déjà être à la fête. L'entrée est le premier contact entre un événement et ses spectateurs ; c'est aussi le moment le plus facile à rater.

La caisse du bar, ensuite. Chercher la monnaie, sécuriser les espèces, compter en fin de soirée : autant de minutes prises sur le service, autant d'occasions de se tromper. Un bar qui ralentit, ce sont des recettes en moins pour l'organisateur et de l'attente en plus pour le public, alors que le bar est souvent la deuxième source de revenus d'une soirée.

Les invendus, enfin, qu'on découvre trop tard. Sans vente en ligne, on ne sait pas, avant le jour J, combien de personnes viendront réellement. On prévoit à l'instinct, on ajuste dans l'urgence, on fait les comptes après coup. C'est sans doute la leçon la plus coûteuse qu'un organisateur puisse apprendre.

De chaque problème vécu, un écran de la plateforme

Des années plus tard, chacune de ces difficultés est devenue une fonction de My Ticket Moov. La vérification manuelle a laissé place au e-billet contrôlé en quelques secondes : un QR code présenté sur l'écran du téléphone, scanné à l'entrée, et un billet marqué comme utilisé à la seconde. Pour ceux qui n'ont pas acheté en ligne, le guichet imprime le billet sur place, le soir même.

La caisse du bar a trouvé sa réponse dans le porte-monnaie cashless : le public recharge une fois, dépense sans monnaie, et peut se faire rembourser le reliquat en fin de soirée. L'organisateur, lui, récupère une comptabilité propre, sans caisse à recompter au petit matin.

Quant aux invendus, la vente en ligne les a transformés en information. Un organisateur qui suit ses ventes en temps réel depuis son espace de gestion sait où il en est bien avant le jour J. Il peut relancer sa communication quand les ventes ralentissent, ouvrir un nouveau palier de tarif, dimensionner son entrée en fonction du monde attendu. En 2018, nous aurions beaucoup donné pour avoir cet écran sous les yeux.

La même année, deux autres formats naissent

2018 ne s'est pas arrêtée à ce premier festival. Quelques mois plus tard, la même année, naissaient le premier Happy Lunch en novembre, puis la première Christmas Party en décembre. Trois formats différents en une seule année : le festival d'été, le déjeuner dansant, la grande fête de Noël.

Huit ans plus tard, ces trois formats vivent toujours. Le Happy Lunch continue de réunir les familles autour d'une table qui se transforme peu à peu en piste de danse ; son histoire est racontée dans un autre article de ce blog. La Christmas Party, elle, a grandi d'édition en édition jusqu'à devenir un festival de deux jours. Aucun des deux n'était pensé comme une marque à décliner. Ils ont duré parce que le public est revenu.

Ce que cette première nous a laissé

Du Good Vibes Festival, il nous reste une conviction : les bons outils naissent du terrain. Une billetterie, vue de l'extérieur, ressemble à un simple site de paiement. Vécue de l'intérieur, c'est ce qui décide de la longueur de la file d'attente, de la vitesse du bar, de la tranquillité de l'organisateur qui regarde ses ventes la veille au soir. Nous avons construit la nôtre en sachant précisément ce qui se passe quand elle manque.

Il nous reste aussi un attachement au public d'ici. La Guadeloupe aime les fêtes qui rassemblent plusieurs générations, les journées qui glissent doucement vers la nuit, les rendez-vous qui reviennent chaque année. Nos événements se sont construits sur ces habitudes, et notre plateforme s'est construite sur nos événements. Les deux continuent d'avancer ensemble : ce que nous apprenons en organisant nourrit l'outil, et l'outil nous permet d'organiser plus grand.

Envie de voir ce que nous organisons aujourd'hui ? Parcourez nos événements ou faites un tour par la page festivals. Vous préparez votre propre date ? Créez votre billetterie ou confiez-nous le vôtre. Et pour comprendre notre façon de travailler, les récits et guides du blog sont un bon point de départ.